Maksimalkan Pengelolaan Kearsipan, Setwan Kaltim Gelar Pembekalan

Senin, 6 Maret 2023 312
Pembekalan Pengelolaan Penataan Arsip di lingkungan Sekretariat DPRD Kaltim di Hotel Blue Sky Balikpapan, Sabtu (4/3/2023).
BALIKPAPAN. Guna memaksimalkan pengelolaan kearsipan, Sekretariat DPRD Provinsi Kalimantan Timur menggelar kegiatan pembekalan pengelolaan penataan arsip, di Ballroom Hotel Blue Sky Balikpapan, Sabtu (4/3/2023).

Acara yang dibuka Kepala Bagian Umum dan Keuangan Sekeretariat DPRD Kaltim Hardiyanto tersebut menghadirkan narasumber dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kaltim. Sejumlah peserta yang merupakan karyawan di lingkungan Setwan Kaltim itu terlihat antusias, ini terlihat ketika banyaknya yang bertanya pada sesi diskusi yang dipandu oleh Perencana Ahli Muda Bagian Fasilitasi Penganggaran dan Pengawasan Setwan Kaltim Ismi Nila Sawitri.

Dalam sambutannya, Hardiyanto menuturkan tujuan dari dilaksanakannya kegiatan ini diharapkan akan terwujudnya pengelolaan kearsipan yang lebih baik dan maksimal di lingkungan Sekretariat DPRD Kaltim. “Seluruh perwakilan bagian yang hadir khususnya yang menangani kearsipan bisa mendapatkan masukan dan pemahaman yang sama sehingga dalam pelaksanaanya kedepan bisa meningkatkan kinerja demi terwujudnya pengelolaan arsip yang baik,”tuturnya.

Terkesan sederhana, akan tetapi menurut dia pengelolaan arsip berperan vital dalam mewujudkan pemerintahan yang baik, transparan dan akuntabel, maka sebab itu dalam pelaksanaanya perlu mengikuti pedoman tentang penyusunan dan penyimpanan kearsipan. Kabid Pengelolaan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kaltim Dyayadi menyampaikan penetapan kebijakan penyelenggaraan kearsipan di tingkat nasional dilakukan untuk pengelolaan kearsipan secara komprehensif dan terpadu melalui pembangunan Sistem Kearsipan  Nasional (SKN) .

Pembangunan SKN dilaksanakan dengan menyusun kebijakan kearsipan di tingkat nasional di bidang pembinaan, pengelolaan arsip, pembangunan SKN dan pembentukan IKN, organisasi, pengembangan SDM, sapras, perlindungan dan penyelamatan arsip, sosialisasi kearsipan, kerjasama dan pendanaan.

Pembinaan kearsipan di tingkat provinsi dan kabupaten/kota meliputi, koordinasi penyelenggaraan kearsipan, penyusunan pedoman kearsipan, pemberian bimbingan, supervisi, dan konsultasi pelaksanaan kearsipan, sosialisasi kearsipan, pendidikan dan pelantikan kearsipan, dan perencanaan, pemantauan, dan evaluasi. “Kendala yang sering terjadi dokumen arsip yang beberapa tahun lalu ketika diperlukan sulit dicari atau ditemukan karena penyimpanan yang kurang rapi. Padahal, arsip tersebut sangat diperlukan, ini persoalan yang perlu diselesaikan.  Bahkan, ada beberapa terjerat kasus hukum karena tidak dapat menunjukkan dokumen yang diperlukan. Dokumen itu penyelamatan. Siaga dengan arsip. Dimulai dari tingkat keluarga, mulai dari dokumen pernikahan, tamat belajar dan lainnya,"bebernya.

Arsiparis Madya Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kaltim Risnawati yang membawakan materi pengelolaan arsip dinamis di lingkungan DPRD Kaltim, menjelaskan dalam pengelolaan arsip terbagi dua yakni pengelolaan arsip dinamis dan pengelolaan arsip statis. Arsip dinamis terbagi dalam arsip vital seperti surat lelang, akte pendirian dan lainnya. Arsip aktif berupa dokumen-dokumen dibawah yang usianya dibawah sepuluh tahun, sedangkan arsip inaktif dokumen diatas sepuluh tahun. “Meminimalisir arsip inaktif yang tidak tersusun dengan baik. Ini diperlukan SDM yang menginfentarisir dokumen-dokumen arsip sepanjang tahun.

Adapun arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan. Ia mengingatkan penyusunan arsip terjadi saat pemindahan, pemisahan, dan penyerahan arsip statis. Oleh sebab itu pentingnya pemeliharaan berupa pemberkasan arsip aktif, penataan arsip inaktif, penyimpanan arsip, dan alih media arsip.(adv/hms4/hms6)
TULIS KOMENTAR ANDA
INDEKS BERITA TERKAIT
Lainnya
Pansus PPPLH Konsultasi ke Kemendagri , Dorong Sanksi Tegas dan Penguatan Kewenangan Daerah
Berita Utama 20 Agustus 2025
0
JAKARTA — Panitia Khusus (Pansus) DPRD Kalimantan Timur yang tengah membahas Rancangan Peraturan Daerah (Ranperda) tentang Penyelenggaraan Perlindungan dan Pengelolaan Lingkungan Hidup (PPPLH) melakukan konsultasi awal ke Kementerian Dalam Negeri Republik Indonesia, Rabu (20/8/2025). Konsultasi ini digelar sebagai bagian dari tahapan penyusunan regulasi daerah yang diharapkan menjadi landasan hukum perlindungan lingkungan hidup di Kaltim secara berkelanjutan dan berkeadilan. Rombongan dipimpin Wakil Ketua Pansus, Baharuddin Demmu, bersama anggota DPRD Kaltim Fadly Imawan, Apansyah, Abdurahman KA, dan Husin Djufrie. Turut hadir Plt. Kepala Bidang Pengendalian Pencemaran dan Kerusakan Lingkungan (PPKL) DLH Provinsi Kaltim, M. Ahmidin. Mereka diterima oleh Analis Hukum Ahli Muda Direktorat Produk Hukum Daerah, Ditjen Otonomi Daerah, Baren Rudy S Tambunan, beserta jajaran. Dalam pertemuan tersebut, Pansus menyampaikan sejumlah isu strategis yang menjadi perhatian daerah, seperti maraknya lahan bekas tambang yang terbengkalai, kebakaran hutan, konflik lahan, serta ancaman terhadap satwa endemik seperti pesut Mahakam. Minimnya kewenangan daerah dalam pengawasan dan penegakan hukum menjadi sorotan utama. “Kami tidak ingin Ranperda ini hanya menjadi dokumen normatif. Harus ada penguatan substansi, terutama dalam hal sanksi dan kewenangan daerah untuk bertindak tegas terhadap pelanggaran lingkungan,” tegas Baharuddin Demmu. Ia menambahkan bahwa selama ini banyak kasus pencemaran dan kerusakan lingkungan yang tidak ditindak secara optimal karena keterbatasan regulasi dan tumpang tindih kewenangan antara pusat dan daerah. “Kami ingin perda ini menjadi instrumen yang memberi ruang bagi pemerintah daerah untuk bertindak cepat dan tepat,” ujarnya. Anggota Pansus, Fadly Imawan, juga menyoroti pentingnya pengawasan terhadap reklamasi pascatambang yang selama ini dinilai lemah. “Kami melihat banyak lubang tambang yang dibiarkan terbuka tanpa reklamasi. Ini bukan hanya soal estetika, tapi menyangkut keselamatan warga dan keberlanjutan ekosistem,” katanya. Sementara itu, Apansyah menekankan perlunya partisipasi masyarakat dalam pengelolaan lingkungan. Menurutnya, Ranperda PPPLH harus membuka ruang bagi komunitas lokal untuk terlibat aktif dalam pengawasan dan pelaporan pelanggaran. “Keterlibatan masyarakat adalah kunci. Mereka yang paling dekat dengan dampak kerusakan lingkungan,” ujarnya. Menanggapi masukan tersebut, Baren Rudy S Tambunan menjelaskan bahwa Ranperda PPPLH berpotensi mencabut dua perda lama sekaligus. Ia juga menegaskan bahwa daerah memiliki kewenangan untuk mengatur sanksi administratif dan pidana, selama tetap merujuk pada peraturan yang lebih tinggi. “Sanksi pidana harus merujuk pada UU PPLH. Jika sudah ada ketentuan pidana di undang-undang, maka perda cukup merujuk. Perlu diperhatikan bahwa objek sanksi bukan pemerintah daerah, melainkan masyarakat atau pelaku usaha yang melakukan pelanggaran,” jelas Baren. Ia menilai secara substansi, Ranperda PPPLH sudah sejalan dengan kebijakan nasional. Namun, ia menyarankan agar setelah penyusunan selesai, dilakukan pengkajian ulang melalui konsultasi lanjutan dengan Kemendagri dan kementerian teknis terkait. Konsultasi ini menjadi langkah penting bagi DPRD Kaltim dalam memastikan bahwa regulasi yang disusun tidak hanya kuat secara hukum, tetapi juga relevan dan aplikatif dalam menghadapi tantangan ekologis di daerah.(hms)
Indeks